Encore une question qui revient souvent chez mes clients : « Cyrille, on garde nos serveurs Exchange ou on bascule tout chez Microsoft ? » Je comprends l’hésitation ! D’un côté, on a ses petits serveurs bien à soi, qu’on bichonne depuis des années. De l’autre, Microsoft qui nous fait les yeux doux avec sa solution cloud qui promet monts et merveilles.
En tant que responsable d’une boîte d’infogérance, je vois passer tous les cas de figure. Du client qui refuse catégoriquement de lâcher son serveur local au patron qui veut tout basculer dans le cloud du jour au lendemain. Et vous savez quoi ? Ils ont parfois tous les deux raison ! Parce que oui, le choix entre Exchange Online et On-Premise, c’est avant tout une question de contexte.
Dans cet article, on va faire le tour de la question sans langue de bois. Je vais vous raconter des cas concrets, vous parler des vraies galères comme des vrais avantages de chaque solution. Et promis, pas de baratin marketing : juste du retour d’expérience et des conseils pratiques pour faire le bon choix.
Vous vous souvenez de l’époque où chaque entreprise avait sa salle serveur climatisée ? Avec le petit voyant vert qui clignote tranquillement et le ronronnement rassurant des machines ? C’était l’âge d’or d’Exchange On-Premise. On maîtrisait tout de A à Z : nos emails, nos calendriers, nos contacts… et nos problèmes aussi, il faut bien l’avouer !
Puis Microsoft est arrivé avec sa solution cloud, Exchange Online. Plus besoin de serveur, plus besoin de climatisation, plus besoin de sauvegardes nocturnes. Tout est géré dans leurs datacenters. C’est un peu comme si vous aviez déménagé votre salle serveur chez Microsoft, mais en mieux.
Imaginez que votre serveur Exchange soit comme une voiture. En On-Premise, vous êtes propriétaire : vous choisissez le modèle, vous faites la maintenance, vous gérez les réparations. Si quelque chose casse, c’est à vous de mettre les mains dans le cambouf. C’est plus de travail, mais vous avez le contrôle total.
Exchange Online, c’est plutôt comme un service de location longue durée avec chauffeur. Vous montez dans la voiture, vous dites où vous voulez aller, et c’est tout. Les révisions, l’essence, les réparations ? C’est plus votre problème. Par contre, vous devez faire confiance au chauffeur et accepter de ne pas choisir la marque de pneus.
| Aspect | Exchange On-Premise | Exchange Online |
| Contrôle | Total (vous gérez tout) | Limité (Microsoft aux commandes) |
| Coûts initiaux | Élevés (serveurs, licences) | Faibles (abonnement mensuel) |
| Maintenance | À votre charge | Gérée par Microsoft |
| Mises à jour | Quand vous voulez | Automatiques |
| Personnalisation | Totale | Limitée aux options disponibles |
| Dépendance internet | Fonctionne sans connexion | Connexion obligatoire |
| Espace de stockage | Limité par vos serveurs | 50-100 Go par utilisateur |
J’ai un client dans l’industrie qui a gardé son Exchange On-Premise parce qu’il a besoin de connecter des machines spécifiques à son serveur mail. Avec Online, il n’aurait pas pu le faire. Par contre, mon cabinet d’avocats qui vient de passer à Online est aux anges : plus besoin de se soucier des sauvegardes ou des mises à jour de sécurité.
La vérité ? Il n’y a pas de meilleure solution dans l’absolu. Tout dépend de vos besoins, de votre infrastructure actuelle et, on va le voir dans la suite, de votre budget. Mais au moins, maintenant, vous savez exactement ce qui change quand on passe de l’un à l’autre !
Bon, maintenant qu’on a posé les bases, attaquons-nous aux vraies questions qui vous empêchent de dormir. On va parler argent, sécurité, performance et maintenance. Et je vous promets d’être cash sur tous ces points !
En On-Premise, c’est comme acheter une maison : gros investissement de départ (serveurs, licences, installation), puis des frais réguliers (maintenance, électricité, climatisation, sauvegardes). Sans oublier les surprises : quand un disque dur lâche à 3h du matin, c’est pour votre pomme !
Exchange Online, c’est plutôt la logique du loyer : environ 8,80€ par utilisateur et par mois pour la licence de base. Pas de surprise, pas de coût caché. Mais attention : sur 5 ans, avec 50 utilisateurs, ça peut finir par chiffrer plus qu’un serveur local. J’ai fait le calcul pour vous un peu plus bas.
« Mes emails dans le cloud ? Jamais de la vie ! » J’entends ça souvent. Pourtant, soyons honnêtes : Microsoft met plus de moyens dans la sécurité que toutes nos PME réunies. Ils ont des équipes dédiées 24/7, des datacenters ultra-sécurisés, et des certifications longues comme le bras.
Avec l’On-Premise, oui, vos données sont chez vous. Mais qui s’occupe des mises à jour de sécurité ? Des sauvegardes ? De la surveillance ? C’est comme avoir un coffre-fort à la maison : c’est rassurant, mais encore faut-il bien le gérer.
Sur le papier, votre serveur local est plus rapide : pas de latence internet, accès direct aux données. Dans la vraie vie ? Exchange Online est tellement bien optimisé que vos utilisateurs ne verront pas la différence. Sauf si votre connexion internet date de Mathusalem, bien sûr !
J’ai même des clients qui ont vu leurs performances s’améliorer en passant au cloud. Normal : Microsoft a des serveurs surpuissants qui s’adaptent automatiquement à la charge. Quand votre PDG envoie sa newsletter à 10 000 contacts, c’est quand même plus confortable !
C’est là que ça devient intéressant. En On-Premise, il vous faut :
Avec Online ? Microsoft gère tout ça. Vous gardez juste la partie « gestion des utilisateurs » : créer des comptes, gérer les droits, configurer les boîtes partagées. C’est plus simple, mais vous perdez en flexibilité. Plus question de bidouiller le serveur pour des besoins spécifiques !
Un exemple parlant : un de mes clients avait l’habitude de garder TOUS ses emails depuis 15 ans sur son serveur Exchange. En passant à Online, il a dû faire du tri : Microsoft impose des limites de stockage. Contraignant ? Oui. Mais finalement, ça l’a forcé à mettre en place une vraie politique d’archivage, et aujourd’hui il me remercie !
La vérité sur toutes ces questions ? Ça dépend toujours de votre contexte. Mais au moins maintenant, vous avez les cartes en main pour faire votre choix en connaissance de cause. Dans la suite, on va voir des cas concrets pour vous aider à vous positionner.
Plutôt que de tourner autour du pot, je vais vous présenter les cas les plus fréquents que je rencontre. Ça vous permettra sûrement de vous reconnaître dans l’un d’eux.
Il y a des cas où l’On-Premise reste imbattable. Je pense à ce client industriel qui a des machines-outils connectées directement à Exchange pour envoyer leurs rapports de production. Ou à cet établissement de santé qui doit absolument garder certaines données en local pour des raisons réglementaires.
Le serveur local est aussi pertinent quand vous avez des applications métier anciennes qui sont étroitement liées à Exchange. J’ai un client expert-comptable qui utilise un logiciel de gestion qui ne fonctionne qu’avec un Exchange On-Premise. La migration vers Online lui coûterait plus cher en refonte applicative que 10 ans de maintenance de son serveur !
À l’inverse, j’ai vu des entreprises pour qui Exchange Online était une évidence. Comme cette start-up en pleine croissance : ils sont passés de 5 à 50 employés en deux ans. Avec Online, pas besoin de changer de serveur ou de se prendre la tête : tout s’adapte automatiquement.
Ou encore ces cabinets d’avocats qui ont plusieurs bureaux en France. Plus besoin de VPN compliqué ou de synchronisation entre serveurs : tout le monde accède à la même chose, partout, tout le temps. Et quand ils ouvrent un nouveau bureau, c’est juste quelques licences à ajouter.
Ah, les solutions hybrides ! C’est un peu le meilleur des deux mondes. Vous gardez certaines boîtes aux lettres en local et vous en passez d’autres dans le cloud. J’ai un client qui a fait ça malin : il a gardé les comptes sensibles de la direction en On-Premise et basculé tous les commerciaux itinérants sur Online.
Mais attention, qui dit hybride dit plus de complexité. C’est un peu comme avoir une voiture hybride : c’est super pratique, mais il faut comprendre comment fonctionnent les deux moteurs. Il faut vraiment bien réfléchir avant de se lancer là-dedans.
Mon conseil ? Ne choisissez pas l’hybride par peur de trancher. Choisissez-le si vous avez vraiment des besoins différents dans votre organisation. Et surtout, faites-vous accompagner : une configuration hybride mal pensée, c’est la garantie d’avoir les inconvénients des deux systèmes !
Dans la partie suivante, on va parler technique et voir concrètement ce qu’il faut pour gérer tout ça au quotidien. Mais déjà, est-ce que vous commencez à voir plus clair sur votre cas ?
Parlons concret maintenant. Quand on doit choisir entre Online et On-Premise, il faut penser à ceux qui vont gérer tout ça au quotidien. C’est comme choisir entre une voiture manuelle et une automatique : il faut tenir compte de qui va la conduire !
Pour gérer un Exchange On-Premise, il vous faut un vrai pro de Windows Server, qui connaît Exchange sur le bout des doigts. Il doit savoir gérer les certificats SSL, comprendre le DNS, maîtriser PowerShell… Sans parler de la sauvegarde et de la haute disponibilité. Dans une PME, c’est souvent compliqué de garder ce genre de profil : ils sont rares et chers !
Avec Exchange Online, c’est plus light : un bon administrateur Office 365 suffit. Il faut comprendre le portail admin, savoir gérer les licences, configurer les règles de flux de messagerie. C’est plus accessible, mais attention : quand ça coince, il faut savoir parler à Microsoft. Et croyez-moi, parfois, c’est tout un art !
Ah, la migration ! C’est souvent là que ça se corse. Passer d’On-Premise à Online, c’est un peu comme déménager : il faut tout cartonner proprement si on ne veut rien perdre en route.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe plusieurs méthodes selon votre taille : migration cutover pour les petites structures (tout d’un coup), migration par étapes pour les plus grosses, ou migration hybride pour les plus complexes. Le plus important ? Bien préparer le terrain. J’ai vu des migrations se transformer en cauchemar parce qu’on avait sous-estimé le volume des boîtes aux lettres ou oublié les vieilles archives PST qui traînaient.
C’est le point crucial : comment vos utilisateurs vont-ils vivre le changement ? En On-Premise, ils ne verront rien si vous maintenez bien votre serveur. Mais en cas de migration vers Online, il y a forcément un impact.
La bonne surprise, c’est que pour la plupart des utilisateurs, le changement est minime. Outlook reste Outlook. Par contre, il faut prévoir un peu de formation sur les nouveautés : l’accès web à Outlook, la synchronisation des appareils mobiles, les nouvelles fonctionnalités collaboratives…
En On-Premise, c’est vous le maître du jeu. Un utilisateur veut une boîte aux lettres de 50 Go ? Pas de souci, si vous avez l’espace. Une configuration spéciale pour un client VIP ? C’est possible. Mais cette flexibilité a un prix : chaque modification demande de l’expertise technique.
Avec Online, c’est plus cadré. Microsoft définit les limites, et il faut faire avec. Par exemple, vous ne pouvez pas dépasser certaines tailles de pièces jointes ou modifier certains paramètres techniques. En revanche, tout est plus simple à gérer : quelques clics dans l’interface web et c’est réglé.
Un exemple concret ? J’ai un client qui devait régulièrement augmenter la taille des boîtes aux lettres de ses commerciaux. En On-Premise, c’était toute une procédure : vérifier l’espace disque, étendre les bases de données, surveiller les sauvegardes… Avec Online, c’est juste un changement de licence, et Microsoft s’occupe du reste.
Le secret pour une bonne gestion quotidienne ? Avoir des procédures claires, que ce soit en Online ou en On-Premise. Et surtout, bien former vos équipes IT. Parce qu’au final, c’est eux qui vont vivre avec votre choix tous les jours !
Parlons cash ! C’est souvent le nerf de la guerre dans ce genre de décision. Et comme je l’ai promis, je vais être transparent sur tous les coûts, même ceux qu’on oublie souvent.
Quand on parle serveur Exchange en local, ce n’est pas juste le prix du serveur et des licences. C’est comme un iceberg : la partie visible n’est que le début. Il faut compter :
Online semble plus simple avec son prix par utilisateur, mais il y a aussi quelques points à surveiller :
Cas 1 : Une PME de 25 utilisateurs sur 3 ans
Solution On-Premise :
Total sur 3 ans : 35.000€
Solution Online :
Total final : environ 11.000€
Dans ce cas, Online est clairement plus économique. C’est souvent vrai pour les petites structures.
Cas 2 : Une entreprise de 150 utilisateurs sur 5 ans
Solution On-Premise :
Total sur 5 ans : 120.000€
Solution Online :
Total final : environ 95.000€
Ici, la différence est moins marquée, surtout si on considère qu’avec l’On-Premise, on est propriétaire de l’infrastructure après les 5 ans.
Mon conseil ? Ne regardez pas que les chiffres bruts. Pensez aussi au coût humain : le stress des pannes, le temps passé en maintenance, la flexibilité pour l’avenir. J’ai des clients qui ont choisi l’option la plus chère sur le papier mais qui ne regrettent pas, car ils ont gagné en tranquillité d’esprit.
Et n’oubliez pas : ces chiffres sont des moyennes. Chaque situation est unique, avec ses propres contraintes et opportunités. Je peux vous aider à faire un calcul précis pour votre cas spécifique.
Après plus de 15 ans à installer, migrer et maintenir des serveurs Exchange, je vais vous dire ce que je conseille vraiment à mes clients. Pas de langue de bois, juste du concret basé sur l’expérience.
Exchange Online est clairement la meilleure option si :
Gardez votre Exchange On-Premise si :
Ne vous lancez pas dans l’On-Premise si vous n’avez pas les compétences en interne. J’ai vu trop d’entreprises se retrouver en galère parce que « le neveu qui s’y connaît en informatique » est parti faire le tour du monde…
Pour Online, ne sous-estimez pas l’importance d’une bonne connexion internet. Et surtout, ne faites pas l’impasse sur les sauvegardes sous prétexte que « c’est dans le cloud ». Le cloud aussi peut avoir des ratés !
Si vous partez sur du On-Premise :
Si vous choisissez Online :
Dans tous les cas, ne vous précipitez pas. Une migration Exchange, c’est comme un déménagement : mieux vaut passer du temps à bien préparer les cartons que de se retrouver avec la moitié de la vaisselle cassée !
Et si vous ne savez toujours pas quoi choisir ? Appelez-moi ! On prendra un café, on regardera votre situation en détail, et je vous aiderai à prendre la meilleure décision pour VOTRE entreprise. Parce qu’au final, la meilleure solution, c’est celle qui vous permet de dormir tranquille le soir !
